برگزاری جلسات موثر

چند وقت پیش، گفتگویی با رادیو اقتصاد داشتم در مورد روشهای برگزاری جلسات موثر .
هر وقت این جمله را در کلاسها و سخنرانی هایم بیان میکنم، بعضی ها گارد می گیرند و بعضی ها هم لبخند می زنند :
« جلسه، هوشمندانه ترین کار، برای تلف کردن وقت است ! »
با اعتقاد به این جمله، باید سعی کرد که تا جای ممکن، از برگزاری جلسات پرهیز کرد.
خیلی از جلسات را می توان با یک تلفن، ایمیل یا ویدیو کنفرانس جایگزین کرد.
ولی اگر راه دیگری غیر از برگزاری جلسه حضوری باقی نمانده، این نکات می توانند کارگشا باشند:
۱ – بدانید برای چه هدفی جلسه تشکیل می شود.
قبلاً برای این موضوع جلسه ای برگزار شده ؟ نتیجه آن چه بوده و چه کارهایی بعد از آن صورت گرفته ؟
بررسی دستور جلسه توسط همه شرکت کنندگان و آمادگی برای ارائه گزارشات لازم، امری واجب، قبل از برگزاری جلسه است.

۲ – نوشتن صورت جلسه یا گزارش جلسه، از مواردی است که اگر جدی گرفته شود و فقط برای رفع تکلیف به آن نگریسته نشود، می تواند صرفه جویی خوبی در زمان شما ایجاد کند.

۳ – یک نفر باید مسئول پیگیری مواردی باشد که در جلسه تصویب شده است.

۴ – بهتر است جلسات را در ساعت هایی که محدودیت زمانی داریم برگزار کنیم. مثلاً آخر وقت. اینطوری جلسات بی دلیل به درازا کشیده نمی شود!

۵ – هرچه تعداد شرکت کنندگان در جلسات کمتر باشد، علاوه بر اینکه عمر افراد کمتری تلف می شود، باعث می شود حرفهای وقت تلف کنِ کمتری هم بیان شود !

۶ – یادداشت ها و صورتجلسه ها باید در جایی مشخص بایگانی شوند تا برای پیگیری ها و جلسات بعدی، قابل دسترس باشند.

امیدوارم بتوانید جلسات را به بهترین شکل ممکن، مدیریت کنید.

شاهین شاکری

شنیدن فایل صوتی :