همیشه در کلاس‌های مدیریت زمان ، وقتی به موضوع برگزاری جلسات موثر می‌رسم، یک جمله را می‌گویم که بعضی‌ها در مقابلش گارد می‌گیرند و البته بعضی‌ها هم لبخند می‌زنند:
« جلسه، هوشمندانه ترین کار، برای تلف کردن وقت است ! »
با اعتقاد به این جمله، باید سعی کرد که تا جای ممکن، از برگزاری جلسات پرهیز کرد.
خیلی از جلسات را می توان با یک تلفن، ایمیل یا ویدیو کنفرانس جایگزین کرد.
ولی اگر راه دیگری غیر از برگزاری جلسه حضوری باقی نمانده، این نکات می توانند کارگشا باشند.
راهکارهایی برای برگزاری جلسات موثر :
۱ – بدانید برای چه هدفی جلسه تشکیل می‌شود.
قبلاً برای این موضوع، جلسه‌ای برگزار شده ؟ نتیجه آن چه بوده و چه کارهایی بعد از آن صورت گرفته؟
بررسی دستور جلسه توسط همه شرکت کنندگان و آمادگی برای ارائه گزارشات لازم، امری واجب، قبل از برگزاری جلسه است.
۲ – نوشتن صورت جلسه یا گزارش جلسه، از مواردی است که اگر جدی گرفته شود و فقط برای رفع تکلیف به آن نگریسته نشود، می تواند صرفه جویی خوبی در زمان شما ایجاد کند.
۳ – یک نفر باید مسئول پیگیری مواردی باشد که در جلسه تصویب شده است.
۴ – بهتر است جلسات را در ساعت هایی که محدودیت زمانی داریم برگزار کنیم. مثلاً آخر وقت. اینطوری جلسات بی دلیل به درازا کشیده نمی شود!
۵ – هرچه تعداد شرکت کنندگان در جلسات کمتر باشد، علاوه بر اینکه عمر افراد کمتری تلف می شود، باعث می شود حرفهای وقت تلف کنِ کمتری هم بیان شود !
۶ – یادداشت ها و صورتجلسه ها باید در جایی مشخص بایگانی شوند تا برای پیگیری ها و جلسات بعدی، قابل دسترس باشند.
در همین مورد با رادیو اقتصاد صحبتی داشتم که می‌توانید بشنوید:
اما گاهی که اجبار به برگزاری جلسه هست، میشه از روش‌های آنلاین هم استفاده کنیم و وقت‌مون کمتر تلف شه.
اما از چه ابزارهایی می‌توانیم برای برگزاری جلسات موثر آنلاین استفاده کنیم؟
۱ – واتساپ:
یک پیام‌رسان رایگان اینترنتی که امکان چت تصویری هم دارد. ولی فقط برای ارتباط دو دستگاه (نفر) کاربرد دارد.
۲ – اسکایپ:
اصلاً برای همین ساخته شده و عالی است. می‌توانید از امکانات دیگرش هم استفاده کنید. مثل به اشتراک گذاری صفحه مانیتورتان. تا چند نفر هم می‌توانند در این جلسه شرکت کنند.
۳ – زوم:
ما از زوم برای برگزاری وبینارها و کلاس‌های اینترنتی‌مان استفاده می‌کنیم. تا ۱۰۰ نفر می‌توانند در برنامه شرکت کنند و امکانات یک کلاس کامل – علاوه بر جلسه آنلاین – را هم داریم.
همه چیزش خوب است و تنها مشکلش این است که ما را تحریم کرده. ولی برای ارتباطات تک نفره، حتی نیاز به خرید اکانت هم نیست.
۴ – سرویس‌های دیگر:
میشه از سایت‌های دیگر خارجی و ایرانی هم استفاده کرد. مثلاً اینجا ولی بیشتر، برای وبینار و کلاس آنلاین کاربرد دارند.
اما آیا همه جلسات، بی‌فایده هستند؟
قطعاً خیر.. جلسات می‌توانند سازمان شما را متحول کنند. به شرطی که واقعاً به آنها نیاز باشند و همینطور شرایط لازم قبل از برگزاری جلسه را رعایت کرده باشیم.
امیدوارم بتوانید جلسات را به بهترین شکل ممکن، مدیریت کنید. چه جلسات حضوری و چه آنلاین.